Hogere conversie dankzij goed ingerichte online agenda

Online afspraken boeken wordt steeds normaler. In restaurants, bij kappers, bioscopen en musea zijn we dit al gewend. Ook binnen de esthetische geneeskunde is online boeken bij ongeveer 80% van de praktijken ingeburgerd.

Esthetische praktijken die overschakelen van telefonisch en e-mailcontact naar een 24/7 beschikbare online agenda, merken vaak een duidelijke stijging in conversie. In dit artikel lees je de voor- en nadelen en krijg je praktische tips om je online agenda optimaal in te richten.

Voor- en nadelen van een online agenda

Veel artsen hebben 2 argumenten om tegen een online agenda te zijn. 
1. Angst voor 'no shows'. 
2. De wens om vooraf een telefonische anamnese te doen 

Angst voor No Shows

Dit argument kan grotendeels weerlegd worden. Mensen maken doorgaans geen afspraak met de bedoeling om niet te komen opdagen. No-shows kunnen voorkomen, maar niet minder of meer dan bij telefonische of e-mailafspraken.

Met slimme communicatie na het boeken van een afspraak kan je het aantal no-shows zelfs verminderen. Denk aan:

• Duidelijke bevestigingsmail

• Heldere annuleringsvoorwaarden

• Eén of meerdere herinneringsberichten

Telefonische anamnese

Een telefonische anamnese kan relevant zijn, bijvoorbeeld bij complexere medische behandelingen of wanneer een praktijk op maximale capaciteit draait.

Artsen krijgen soms patiënten op consultatie die uiteindelijk niet geholpen kunnen worden. Dat kan inefficiënt aanvoelen, maar het is belangrijk om dit af te wegen tegenover het aantal patiënten dat je verliest zonder online agenda.

Analyseer daarom: hoeveel patiënten je misloopt zonder online boeking, hoeveel tijd telefonische anamneses kosten en hoeveel consultaties zonder indicatie plaatsvinden.

Bij complexe behandelingen kan je nog steeds een online afspraak combineren met een geplande telefonische anamnese vooraf. 

Online agenda

Niet elke online agenda is even gebruiksvriendelijk. Soms verloopt het boekingsproces stroef, is het onoverzichtelijk of worden gegevens niet goed opgeslagen. Vandaag zijn de meeste systemen echter sterk verbeterd en betrouwbaar.

Wanneer iemand een online agenda opent, wil die vooral snel en eenvoudig een afspraak boeken op een geschikt moment. Dit wordt ook wel de conversie van de online agenda genoemd: het percentage bezoekers dat effectief een afspraak afrondt.

Bij sommige praktijken ligt dit rond 90%, terwijl andere slechts 48% halen. Dat verschil zit vooral in beschikbaarheid en gebruiksgemak.

Optimale online agenda conversie

Een goede conversie hangt af van twee factoren: beschikbaarheid en eenvoud.

Veel mensen hebben een druk schema en slechts beperkte momenten waarop ze beschikbaar zijn. Zorg daarom voor voldoende consultatiemomenten op verschillende tijdstippen, liefst op korte termijn (binnen twee weken).

Daarnaast is eenvoud cruciaal. Te veel opties of ingewikkelde terminologie zorgen ervoor dat mensen afhaken. Een duidelijke en eenvoudige flow verhoogt de kans dat een afspraak effectief wordt geboekt.

Het optimaliseren van je online agenda is een continu proces. Door gebruik te maken van tools zoals Google Analytics kan je gedrag analyseren en je boekingsproces blijven verbeteren.

Online agenda vanaf Injectablesbooking

Injectablesbooking begeleidt bezoekers tot aan de knop ‘Afspraak boeken’. Daarna is het aan de agenda van de praktijk om het proces vlot te laten verlopen.

Veel esthetische praktijken werken met systemen zoals: 

• Clinicminds

• Ziatac

• Salonized

Clinicminds onderscheidt zich doordat het deel uitmaakt van een volledig softwarepakket voor praktijkbeheer, inclusief CRM, administratie en kwaliteitsbeheer.

Online agenda voor cosmetische kliniek

Twijfel je of een online agenda geschikt is voor jouw praktijk? Denk na over wat je zelf zou verkiezen: online boeken of telefonisch contact. Dat geeft vaak meteen duidelijkheid.

Wil je onafhankelijk advies over een geschikte online agenda voor jouw esthetische praktijk?
Neem contact op met één van onze consultants: info@injectablesbooking.be.

Lees verder:
Wat is een Lip flip?